Bài 4.3. Thao tác với bảng các bảng

I. 9 THAO TÁC CƠ BẢN CẦN NHỚ KHI LÀM VIỆC VỚI BẢNG

1. Chèn bảng: Insert\ Table

2.Thêm cột/ hàng: Chọn cột/ hàng, phải chuột chọn Insert

3.Xóa cột/ hàng: Chọn cột/ hàng, phải chuột chọn Delete

4.Gộp ô: Chọn các ô, phải chuột chọn Merge Cell

5.Tách ô/ bảng: Chọn ô, phải chuột chọn Split Cell/Split Table

6.Căn chỉnh dữ liệu trong ô: Chọn các ô, phải chuột chọn Aignment….

7.Thay đổi hướng chữ: Chọn các ô, phải chuột chọn Text Direction

8. Kẻ viền, tô nền: Chọn các ô, vào Design chọn Borders (viền) Shading (nền)

9. Nhắc lại dòng tiêu đề (dòng đầu tiên của bảng khi nội dung dài quá 01 trang): Chọn dòng tiêu để, vào Layout/ chọn Repeat Header Row

        (Vào Design, Layout: Tùy chọn các thiết lập về bảng) 

XEM VIDEO HƯỚNG DẪN CHI TIẾT & CỤ THỂ

II. LÝ THUYẾT LIÊN QUAN 

 1. Tạo bảng

Bước 1: Đặt con trỏ vào trang nơi bạn muốn tạo bảng

Bước 2: Chọn tab Insert trên vùng Ribbon.

Bước 3: Chọn vào nút Tables trên nhóm Tables. 

Chèn bảng: Vào Insert chọn Tables

Có thể tạo một bảng theo một trong các  cách: 

- Đánh dấu số dòng và cột (Sử dụng lưới)

- Chọn Insert Table: Hiển thị hộp thoại Insert Table và cho phép nhập số dòng và cột

- Chọn vào Draw Table: Tạo bẳng bằng cách dùng chuột vẽ bảng trực tiếp trên tài liệu
- Chọn Excel Spreadsheet: Tạo bảng từ bảng tính Excel

- Chọn Quick Tables: Tạo nhanh bảng, sử dụng các bảng đã xây dựng sẵn

Tạo bảng

2. Chỉnh sửa cấu trúc bảng và định dạng bảng

Chọn vào bảng và bạn sẽ thấy có hai tab mới trên vùng Ribbon là: Design và Layout. Hai tab này dùng để thiết kế và bố trí bảng.

2.1. Tab Design

Table Styles: Chọn kiểu định dạng, kiểu màu nền

Table Style Options: Thiết lập định dạng cho dòng cột xác định

Draw Border: Gồm các chức năng cho phép điều chỉnh đường viền các ô bảng, tùy chọn định dạng,
các tính năng thực hiện thao tác vẽ xóa đường viền

2.2. Tab Layout

Tab Layout

• Xem Gridlines và Các thuộc tính (có trên nhóm Table).
• Chèn dòng và cột (có trên nhóm Row & Columns).• Xóa bảng, Dòng và cột (nhóm Rows & Columns).• Trộn hoặc tách các ô (có trên nhóm Merge).• Tăng và giảm kích thước ô (có trong nhóm Cell Size).• Canh lề văn bản trong các ô và thay đổi hướng văn bản (nhóm Alignment).

3. Định dạng đường viền và nền cho bảng

1. Định dạng đường viền cho bảng

Tạo đường viền cho Tables ta làm các bước sau:

- Tô khối cả bảng và chọn Tables Tools.

- Chọn tiếp Design, nhấn vào nút Border chọn All Borders

Thiết lập đường viền cho bảng

- Chọn các kiểu đường viền và nhấp OK

b. Tô nền cho bảng

Phối hợp màu sắc để tạo nền cho Tables. Bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

-  Chọn các ô cần tô màu, sau đó nhấn vào Tables Tools chọn Design.

-  Chọn tiếp mục Shading và chọn màu nền cho ô đó.

Tô nền cho bảng

 Bạn có thể phối hợp các màu để cho Tables của bạn ấn tượng hơn

4.      Chèn công thức toán học vào bảng

Người dùng vẫn nghĩ công cụ Table của Word đơn giản chỉ là trình bày dữ liệu dạng bảng với dòng và cột nhưng thực tế, tuy không thể so sánh được với Excel về mặt tính toán, song Word cũng cho phép người dùng có thể thực hiện được một số phép tính cộng, trừ, nhân, chia để hỗ trợ hơn cho người dùng.

Cũng có thể người dùng cho rằng tính toán trong Word còn chậm hơn là tính bằng tay rồi điền kết quả vào. Tuy nhiên, điểm lợi thế hơn hẳn khi tính toán luôn trong Table của Word là việc khi chỉnh sửa dữ liệu thì máy có khả năng cập nhật kết quả, còn nếu tính bằng tay thì lại phải tính lại và điền lại. Lúc đó thì tính toán bằng tay lại chậm hơn.

Bảng dữ liệu cần tính toán

Lấy ví dụ cụ thể như ở bảng 1. Để thực hiện bảng dữ liệu trên, người dùng thực hiện qua ba bước: nhập dữ liệu, tính toán và định dạng.

Bước 1. Nhập dữ liệu tất cả các cột, trừ cột Thành tiền

Bước 2. Tính Thành tiền = Số lượng + Đơn giá:

Hộp thoại Formula

- Kích chuột vào ô đầu tiên của cột Thành tiền, chọn lệnh Layout, nhóm Data, chọn Formula (fx)

Chọn Layout/ Data/ Formula 

- Nhập công thức tính theo hai cách tại ô Formula:

Nhập công thức toán học

Cách 1.  Tính trực tiếp theo cách dùng địa chỉ theo dòng và cột của Excel. Trong trường hợp cụ thể này, Số lượng là cột D, Đơn giá là cột C, dòng cần tính là dòng 2, nên công thức tính sẽ là =c2+d2
Cách 2. Hoặc có thể sử dụng các hàm có trong ô Paste Function ở bên dưới hoặc gõ tên hàm vào. Trong Word có thể sử dụng các hàm cơ bản như: Sum (tính tổng), Count (đếm), Average (tính trung bình cộng), Max (giá trị lớn nhất), Min (giá trị nhỏ nhất), Product (nhân) … và có thể sử dụng địa chỉ ô và vùng như Excel. Để tính Thành tiền có thể viết như sau: = Product(left) hoặc = Product(c2:d2)

- Chọn chế độ định dạng tại ô Number Format (ví dụ: #,##0)

Bước 3. Sao chép xuống các ô bên dưới: Bôi đen kết quả vừa tính, chọn copy và paste xuống các ô bên dưới của cột thành tiền rồi bấm F9 để cập nhật theo dòng.

Bước 4. Tính tổng: kích chuột vào ô cuối cùng của dòng Thành tiền và chọn Layout/Formula, nhập công thức =sum(above) và chọn chế độ định dạng tại ô Number Format rồi OK.

Trong quá trình làm việc, nếu dữ liệu tại các cột Số lượng và Đơn giá có điều chỉnh thì chỉ cần bôi đen cột Thành tiền và bấm F9 thì máy sẽ tự động cập nhập kết quả theo số liệu mới.

Chú ý: nếu người dùng nhập sai kiểu số liệu hoặc trong bảng có các ô dạng Merge Cells thì có thể kết quả tính toán sẽ không chính xác.

Hộp thoại Formula

- Formula: Hiển thị hàm, công thức tính toán. Bắt đầu mỗi hàm hay công thức đều phải bắt đầu từ dấu “=” (SUM(ABOVE): Tỉnh tổng các giá trị ở trên). Bạn phải điền đúng công thức của mỗi hàm.

- Number format: Các định dạng kiểu số

- Paste Function: Các hàm cơ bản:

ABS: Trị tuyệt đối

AND: Hàm và

AVERAGE: Tính trung bình

COUNT: Đếm

IF: Hàm điều kiện

INT: Hàm chia lấy phần nguyên

MAX: Hàm lớn nhất

MIN: Hàm nhỏ nhất

MOD: Hàm chia lấy phần dư

NOT: Hàm phủ định

OR: Hàm hoặc

ROUND: Hàm làm tròn

SUM: Tính tổng

4.      Chuyển bảng thành văn bản và ngược lại

4.1.  Chuyển đổi từ  Table sang Text:

-         Đặt con trỏ vào một ô bất kỳ trong Table

-         Trong thẻ Layout, nhóm Data, nhấn nút Convert to Text

Layout, trong nhóm Data chọn Convert to Text

-         Hiển thị hộp thoại sau:

- Dùng các ký hiệu để phân cách nội dung trong ô thuộc Table

o Paragrahp marks:  dấu phân đoạn (tương đương nhấn phím Enter)
o Tabs: có khoảng cách phím Tab
o Commas: dấu phẩy
o Other" dấu khác các dấu đã nêu bên trên, bạn gõ vào dấu bạn muốn bên cạnh

4.2. Chuyển đổi từ  Text sang Table:

-         Chọn dữ liệu muốn chuyển đổi thành Table

-         Trong thẻ Insert, nhóm Tables, nhấn Convert Text to Table

-         Hiển thị hộp thoại sau:

Vào Insert/ Table/ Convert Text to Table

Chọn tùy chọn thích hợp

-         Chọn tùy chọn thích hợp sau đó nhắp nút OK

-         Dùng các ký hiệu để phân cách nội dung trong ô thuộc Table

o   Paragrahp marks : dấu phân đoạn (tương đương nhấn phím Enter)
o   Tabs: có khoảng cách phím Tab
o   Commas: dấu phẩy
o   Other: dấu khác các dấu đã nêu bên trên, bạn gõ vào dấu bạn muốn bên cạnh

BÀI THỰC HÀNH SỐ 4. ĐỊNH DẠNG BẢNG

Hướng dẫn thực hành:

- Ôn lại các bài cơ bản: Bài 1, 2, 3 phần lý thuyết

- Mở phần mềm Word và thực hiện theo yêu cầu bài thực hành phía dưới

Chú ý: Bạn có thể nhấn phải chuột chọn Print (In) để in bài tập ra giấy!

HỌC ONLINE MIỄN PHÍ 100%

Học online qua mạng, học mọi lúc mọi nơi với hệ thống video, bài tập bài thực hành liên tục cập nhật. Tổng hợp các môn học về Tin học văn phòng, đồ họa, thiết kế web, các phần mềm tiện ích. Ngoài ra còn nhiều video về cách tính toán nhanh, mẹo vặt trong cuộc sống.

HƠN 100 VIDEO BÀI GIẢNG CÁC MÔN HỌC (WORD, EXCEL, POWER POINT, PHOTOSHOP, COREL.....)